10 e-mailových pravidel
1. Vždy vyplňte předmět zprávy
Při psaní e-mailu vždy vyplňte kolonku předmět zprávy. Předmět popište stručně, ale konkrétně, protože podle něj se příjemce rozhoduje, zda si zprávu přečte.
2. Je rozdíl mezi slepou a otevřenou kopií
Pokud posíláte zprávu více příjemcům, kteří se vzájemně neznají, je slušné neodhalovat jejich adresu před všemi dalšími adresáty. Když ale píšete kolegům, se kterými spolupracujete na nějakém projektu, je lepší dát adresy do otevřené kopie, aby bylo možné zapojení všech do další komunikace.
3. Vše si po sobě přečtěte
Pracovní e-mail je vaší vizitkou. „Stejně jako v osobním kontaktu se můžete »shodit« nevhodným chováním, oblečením apod., v mailu vás mohou diskreditovat pravopisné chyby. Pokud pošlete zprávu plnou překlepů, v adresátech může vyvolat dojem, že si jich nevážíte,“ říká Jana Čadinová z počítačové školy Gopas.
4. Pozor na přílohy
Jestli to není nezbytně nutné, neměl by e-mail obsahovat zbytečně moc příloh. „Jako rozumné maximum se většinou doporučuje připojit 2 – 3 soubory,“ radí Čadinová.
5. Fotografie jen v náhledu
Neposílejte v příloze zbytečně velké fotografie nebo grafiku. Stačí poslat náhledy v řádu desítek kB. Opravdu velké soubory raději sdílejte pomocí služeb k tomu určených.
6. V noci zprávy neposílejte
Chcete dát najevo, že svou prací žijete a posíláte e-maily i v noci? Zapomeňte na to! „Hodně se diskutuje o tom, zda posílat e-maily v pozdních večerních a nočních hodinách. Ještě před pár lety to bylo jedno, mail jste si přečetli ráno. Ale v současné době, kdy většina lidí sleduje příchozí maily mimo pracoviště na mobilu, to může být obtěžující,“ upozorňuje Čadinová.
7. Odpovězte včas
Na došlé e-maily je slušné reagovat. Podle odborníků by měla v rámci slušnosti následovat reakce na došlý e-mail do 24, nejpozději 48 hodin.
8. Zapomeňte na velká písmena
Pozor na psaní pouze velkými písmeny – v e-mailové komunikaci nahrazují zvýšený tón hlasu; podobnou funkci má červená barva písma.
9. Šetřete smajlíky
Smajlíci a další tzv. emotikony do pracovní komunikace nepatří. I v soukromých e-mailech byste s nimi měli spíše šetřit.
10. Spěch nesmí bránit slušnosti
I když spěcháte, neměli byste ani v mailech zapomínat na oslovení a rozloučení. Nezapomeňte na podpis a telefonní kontakt.
